監

確定申告ドットコム｜税理士監修
個人事業主・フリーランスの確定申告代行を専門に対応。年間1,500件以上の申告実績。経費計上・節税対策を含めた申告書作成を一貫サポートします。

📋 税理士監修 📑 19科目完全解説 ⚖️ 電帳法対応

個人事業主の経費の書き方【領収書のまとめ方から仕訳まで完全マニュアル】

経費は事業所得を計算する重要な要素ですが、勘定科目の選び方・領収書の保管方法・仕訳の書き方など、初めての方には判断ポイントが多くあります。本記事では、経費の判定基準から日々の領収書整理、勘定科目別の仕訳例、電子帳簿保存法対応、家事按分まで、個人事業主が押さえるべき実務を完全マニュアル化します。

🏆 結論：経費は「事業関連性・客観性・記録」の3要件で判断、毎日記帳が王道

経費として認められるには、①事業との関連性が説明できること、②客観的な裏付け（領収書等）があること、③帳簿に正確に記録されていることの3要件が必要です。日々の領収書を月次でまとめ、勘定科目ごとに仕訳して帳簿に記入します。電子帳簿保存法（2024年完全施行）により、電子で受け取った領収書は電子のまま保存が必須。クラウド会計ソフト（freee・MF・弥生）を使えば、銀行口座・カード連携で自動仕訳→自動帳簿化できるため、簿記知識ゼロでも対応可能です。

そもそも経費とは何か：3つの判断基準

経費（必要経費）とは、事業収入を得るために直接または間接的に必要だった費用です。経費にできれば、その分だけ所得が下がり、税金が安くなります。ただし、何でも経費にできるわけではありません。

経費の3要件

要件	内容	確認方法
①事業関連性	事業の収入を得るために必要だったか	「なぜ事業に必要だったか」を説明できる
②客観性	領収書・請求書等で金額・日付・相手先が確認できる	領収書原本またはデータ保管
③記録	帳簿に正確に記載されている	勘定科目・金額・取引内容

⚠️ 領収書がない＝経費計上不可ではない

領収書がなくても、出金伝票・銀行振込記録・カード明細などで取引が証明できれば経費計上できます。ただし、領収書がない場合の経費は税務調査で重点チェックされやすいため、できる限り領収書・レシートをもらう習慣をつけましょう。

経費にならない代表例

支出	理由
所得税・住民税	事業所得から引く対象ではない
国民健康保険・国民年金	所得控除（社会保険料控除）で処理
事業主本人の生命保険料	所得控除（生命保険料控除）で処理
交通違反金・罰金	公序良俗に反する支出
家族や友人への贈答（個人的）	事業関連性なし
事業主本人の食事代	家事費（家計費）扱い
スーツ代（一般用）	プライベート利用も可能（業種により可）

領収書のまとめ方【5ステップ】

日々の領収書を放置すると、確定申告期に山積みになって整理が大変になります。月次でルーティン化することが重要です。

ステップ1：もらう習慣をつける

事業に関する支出は、必ず領収書・レシート・請求書を受け取ります。宛名は屋号または個人名、但し書きは「○○代として」と具体的に書いてもらいましょう。「お品代」は税務調査で内容確認を求められます。

ステップ2：日付順に保管

保管方法	特徴
月別封筒	月ごとに封筒に入れて日付順に
A4台紙にのり付け	月別ファイルで整理しやすい
スマホで撮影→クラウド保管	スキャナ保存制度で原本廃棄可
クラウド会計ソフト連携	スマホ撮影→自動仕訳まで

ステップ3：月次で集計（経費帳記入）

月末（または月初）にその月の領収書を勘定科目別に集計します。クラウド会計ソフトを使えば、銀行口座・カードと連携して自動取込・自動仕訳が可能です。

ステップ4：摘要欄に詳細を記載

帳簿の摘要欄には「いつ・どこで・誰と・何を・なぜ」を記載します。後日見返したときに用途が分かるレベルが理想です。

取引	摘要欄の良い例	摘要欄の悪い例
A社との打合せ会食	A社B様との新規案件打合せ会食（○○寿司）	会食
出張交通費	大阪出張（C社訪問）新幹線往復	交通費
事務用品購入	プリンタインク（事業用PC）	事務用品

ステップ5：保管期間を守る

区分	保管期間
青色申告者の帳簿・決算書類	7年間
青色申告者の領収書・請求書	7年間（前々年所得300万円以下は5年）
白色申告者の帳簿	7年間
白色申告者の領収書・請求書	5年間
電子取引データ（メール添付PDF等）	電子のまま7年間（紙印刷不可）

経費の勘定科目19種類【完全一覧】

個人事業主が日常的に使う経費の勘定科目は19種類が基本です。同じ支出でも複数の科目候補がある場合があり、判断に迷うことがあります。

勘定科目	含まれるもの	含まれないもの
租税公課	事業税・固定資産税・印紙税・自動車税	所得税・住民税・延滞税
荷造運賃	商品発送費・段ボール・配送料	仕入時の運賃（→仕入金額）
水道光熱費	電気・ガス・水道	通信費（→通信費）
旅費交通費	電車・バス・タクシー・出張宿泊費	通勤費（家事費）
通信費	電話・ネット回線・郵送料・切手	プライベート通信
広告宣伝費	Web広告・チラシ・看板・名刺	取引先への贈答品（→交際費）
接待交際費	取引先との会食・贈答・お中元	業務打合せ食事（→会議費）
損害保険料	事業用火災保険・自動車保険	生命保険料（→所得控除）
修繕費	設備の維持修繕・原状回復	資本的支出（→減価償却）
消耗品費	事務用品・10万円未満の備品	10万円以上（→減価償却）
減価償却費	10万円以上の固定資産の年間償却額	10万円未満（→消耗品費）
福利厚生費	従業員の慶弔費・健康診断・社内行事	事業主本人の福利厚生
給料賃金	従業員・アルバイトの給与	事業主・専従者への支払
外注工賃	外部業者・フリーランスへの委託料	士業顧問料（→雑費・支払手数料）
利子割引料	事業用借入金の利息	元金返済額
地代家賃	事業所家賃・駐車場代	家事按分前の自宅家賃全額
貸倒金	回収不能の売掛金	回収中の売掛金
専従者給与	青色専従者への給与（届出額内）	白色は給与でなく控除
雑費	他の科目に該当しない少額経費	大きな金額・内容明確な支出

⚠️ 雑費が経費の10%超は要注意

「雑費」が経費全体の10%を超えると税務署からの内訳確認対象になりやすくなります。本来の科目（消耗品費・通信費等）に振り分け、雑費は本当に他に当てはまらないものに限定しましょう。

勘定科目の選び方の判断軸

同じ支出でも複数の科目候補がある場合の判断基準を整理します。

判断軸1：継続性ルール

同じ取引は毎年同じ勘定科目を使い続けます。例えば、初年度に「地代家賃」とした自宅按分の家賃を、翌年「賃借料」に変えると税務署から指摘される可能性があります。

判断軸2：金額の判定

取得価額	処理方法	勘定科目
10万円未満	一括経費算入	消耗品費
10万円以上20万円未満	一括償却（3年均等）or減価償却	減価償却費
20万円以上30万円未満（青色）	少額減価償却特例で一括 or 通常償却	減価償却費 or 消耗品費
30万円以上40万円未満（2026/4〜）	青色は少額減価償却特例で一括可（年300万円まで）	減価償却費 or 消耗品費
40万円以上	通常の減価償却	減価償却費

判断軸3：目的による使い分け

迷いやすい組合せ	判定基準
交際費 vs 会議費	取引先接待＝交際費 / 業務打合せ＝会議費（雑費）
通信費 vs 荷造運賃	連絡目的＝通信費 / 商品発送＝荷造運賃
広告宣伝費 vs 通信費	不特定多数のPR＝広告宣伝費 / 特定の相手との連絡＝通信費
修繕費 vs 減価償却費	原状回復＝修繕費 / 価値を高める＝資本的支出（減価償却）
外注工賃 vs 給料賃金	業務委託＝外注工賃 / 雇用契約＝給料賃金

仕訳の基本パターン

仕訳とは、取引を「借方」と「貸方」に分けて帳簿に記録する作業です。複式簿記では1つの取引を2側面から記録します。

パターン1：現金で経費を支払う

📐 例：文房具5,000円を現金で購入

（借方）消耗品費 5,000　／　（貸方）現金 5,000
摘要：プリンタインク・事務用品店○○

パターン2：銀行振込で経費を支払う

📐 例：事務所家賃100,000円を普通預金から振込

（借方）地代家賃 100,000　／　（貸方）普通預金 100,000
摘要：○○ビル事務所家賃・○月分

パターン3：クレジットカードで経費を支払う

📐 例：交通費3,000円をクレカで支払（利用日基準で計上）

利用時：（借方）旅費交通費 3,000　／　（貸方）未払金 3,000
引落時：（借方）未払金 3,000　／　（貸方）普通預金 3,000
摘要：A駅〜B駅出張交通費

パターン4：プライベート資金で立替払い

📐 例：個人カードで業務書籍を3,000円購入

（借方）新聞図書費 3,000　／　（貸方）事業主借 3,000
摘要：業務関連書籍・○○書店

パターン5：事業用資金でプライベート支払い

📐 例：事業口座から自分の生活費50,000円を引き出す

（借方）事業主貸 50,000　／　（貸方）普通預金 50,000
摘要：生活費引出

家事按分の正しいやり方

自宅兼事務所の家賃や、プライベートも使う通信費・自動車関連費は「事業使用割合」で按分します。客観的な根拠で割合を決めることが重要です。

家事按分の代表パターン

対象	按分根拠	目安
自宅家賃	事業使用面積 ÷ 全床面積	20〜50%
電気代	業務時間 ÷ 全在宅時間 or 面積比	20〜50%
通信費（ネット）	業務利用時間 ÷ 全利用時間	50〜80%
通信費（携帯）	業務通話比率	30〜70%
自動車（ガソリン代等）	業務走行距離 ÷ 総走行距離	20〜70%
水道代	業務利用比率	10〜30%

家事按分の仕訳例

📐 例：自宅家賃100,000円のうち事業使用30%

（借方）地代家賃 30,000
（借方）事業主貸 70,000
（貸方）普通預金 100,000
摘要：自宅兼事務所家賃・事業按分30%

家事按分の詳細は家事按分の正しいやり方記事で解説しています。

確定申告ドットコム

大手監査法人出身の公認会計士・税理士が対応。
確定申告を 49,800円〜 で丸投げできます。

面倒な確定申告は専門家に丸投げ。会計ソフトの入力から提出まで、すべて代行します。

詳しくはこちらから →

領収書がない場合の対応

領収書をもらい忘れた・紛失した場合でも、以下の方法で経費計上できます。

方法1：出金伝票の作成

記入項目	内容
日付	支払日
支払先	店舗名・取引先名
勘定科目	該当する科目
摘要	「いつ・どこで・誰と・何を・なぜ」
金額	支払額

出金伝票で対応できる代表例は、電車・バス代、自販機での購入、ご祝儀・香典、メーター式タクシーで領収書もらい忘れ等です。

方法2：クレジットカード明細・銀行振込記録の活用

クレジットカードで支払った経費は、カード会社の利用明細書が領収書代わりになります。「日付・利用店舗・金額」が記載されていれば、領収書として認められます。銀行振込記録（通帳・ネットバンキング履歴）も同様です。

電子帳簿保存法への対応

2024年1月から完全施行された電子帳簿保存法により、電子で受け取った取引書類は電子のまま保存が必須になりました。紙印刷だけでは違反になります。

電子帳簿保存法の3区分

区分	対象	義務／任意
電子帳簿等保存	最初から電子で作成した帳簿・決算書	任意
スキャナ保存	紙の領収書・請求書をスキャン	任意
電子取引データ保存	メール添付のPDF・EC明細・電子契約	義務

電子取引データの保存要件

要件	内容
真実性の確保	タイムスタンプ・訂正削除履歴・事務処理規程のいずれか
可視性の確保	画面・書面に明瞭に出力・操作説明書を備付
検索要件	日付・取引先・金額で検索可能

📢 検索要件の緩和措置

前々年の売上が5,000万円以下の事業者は、税務署等の電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができれば、検索要件は満たさなくてOKです。クラウド会計ソフトなら、自動的に検索要件を満たします。

クラウド会計ソフトを使った効率化

経費計上の手間を大幅に削減するには、クラウド会計ソフトの導入が最も効果的です。簿記知識ゼロでも始められます。

クラウド会計ソフトの主な機能

機能	効果
銀行口座・カード連携	取引データ自動取込・手入力不要
領収書スマホ撮影	OCR読取で自動仕訳・原本廃棄可
AI自動仕訳	過去取引パターンから勘定科目を自動提案
電子帳簿保存法対応	検索要件・タイムスタンプ自動付与
確定申告書自動作成	青色申告決算書・収支内訳書を自動生成
e-Tax連携	マイナンバーカードで電子申告完結

主要クラウド会計ソフト比較

ソフト	特徴	月額（青色対応）
freee会計	質問形式・簿記知識ゼロでも使える	1,180円〜
マネーフォワードクラウド確定申告	自動仕訳の精度が高い・連携先豊富	1,408円〜
やよいの青色申告オンライン	老舗・サポート充実・初年度無料	初年度0円〜

経費計上でよくある失敗

失敗パターン	影響	対処法
プライベート支出を経費計上	経費否認・追徴課税・重加算税リスク	事業関連性が説明できる支出のみ計上
領収書を紛失・廃棄	経費の根拠資料なし・否認	月次で整理・スマホ撮影でバックアップ
家事按分なしで全額計上	経費否認	客観的根拠で按分
10万円以上を消耗品費に	減価償却ルール違反	10万円以上は減価償却
勘定科目を毎年変える	継続性ルール違反・税務署指摘	同じ取引は同じ科目で継続
電子取引データを紙印刷で保存	電子帳簿保存法違反	電子データのまま保存
所得税・住民税を租税公課に	経費否認	所得税・住民税は経費にならない
摘要欄が「お品代」のみ	税務調査で内容確認・否認リスク	具体的に「いつ・誰と・何を・なぜ」
期ズレ（計上時期の誤り）	税務調査で指摘・修正申告	発生主義（請求書日付）で計上
事業主の食事代を計上	経費否認	事業主の食事は家事費（経費不可）

よくある質問

事業用と個人用の口座・カードを分けるべきですか？

強く推奨します。事業用と個人用を分けることで、経費とプライベート支出の混在を防ぎ、記帳が大幅に楽になります。クラウド会計ソフトと連携すれば、事業用の取引のみが自動取込されるため、月次の経理業務が短縮されます。屋号付き口座を作れる金融機関（楽天銀行・PayPay銀行・ジャパンネット銀行等）もあります。

スーツや靴は経費にできますか？

原則、経費にはなりません。日常生活でも着用可能なスーツ・靴は「家事費」扱いです。ただし、業種特有の制服（飲食店のユニフォーム・建設業の作業服等）は経費計上可能です。経費計上したい場合は、業務専用であることが客観的に説明できる必要があります。

家族との食事は経費になりますか？

原則、経費になりません。家族との食事は私的支出（家事費）扱いです。ただし、家族が事業の専従者で、業務上の打合せを兼ねた食事の場合は会議費として認められる可能性があります。その場合は議題・参加者・業務目的を明確に記録してください。

セミナー・書籍代は経費になりますか？

事業に直接関連する内容なら経費になります（研修費・新聞図書費）。ただし、業務と関係のない一般教養（語学学校・趣味）は経費にできません。「事業に必要だった」と説明できる書籍・セミナーに限定してください。

領収書を電子データで受け取った場合、紙に印刷して保管すれば良いですか？

いけません。2024年1月から電子帳簿保存法により、電子で受け取った領収書は電子のまま保存が義務化されています。紙印刷のみでは違反です。クラウド会計ソフトに保存するか、検索要件を満たすファイル名（日付・取引先・金額）で保管してください。

領収書をもらい忘れたらどうすればいいですか？

出金伝票を作成すれば経費計上できます。日付・支払先・金額・摘要（いつ・どこで・何を・なぜ）を記載すれば、領収書の代わりとして使えます。ただし、出金伝票による経費は税務調査で重点チェックされるため、できる限り領収書をもらう習慣をつけましょう。

クレジットカード明細だけで経費計上できますか？

基本的に可能です。クレジットカードの利用明細には「日付・利用店舗・金額」が記載されているため、領収書代わりになります。ただし、店舗側で発行した領収書（適格請求書）が消費税の仕入税額控除には必要なため、可能なら領収書も併せて保管しましょう。

経費の上限はありますか？

金額的な上限はありません。ただし、売上規模に対して経費が過大すぎる場合（例：売上500万円で経費400万円）は税務調査の対象になりやすくなります。経費は「事業を運営する上で合理的な金額」に収まることが望ましく、業界の経費率（売上に対する経費の割合）から大きく外れないことが目安です。

まとめ

📋 この記事のポイント

経費の3要件は事業関連性・客観性・記録
領収書は月次で5ステップ整理・摘要は具体的に
勘定科目19種類から事業内容に応じて選択・継続性を保つ
金額判定で10万円・30万円・40万円（2026/4〜青色）が分岐点
仕訳の基本パターンは5種類を押さえる
家事按分は客観的根拠（面積比・時間比・距離比）で算定
領収書なしの経費は出金伝票・カード明細で代用可能
電子取引データは電子のまま7年保存（紙印刷不可）
クラウド会計ソフトで自動仕訳・自動保存が可能

✅ 次のアクション

事業用銀行口座・クレジットカードを準備
クラウド会計ソフト（freee・MF・弥生）を導入
銀行口座・カード連携で取引データの自動取込を設定
領収書のスマホ撮影習慣を作る
家事按分の根拠（面積・時間・距離）を記録