電子帳簿保存法は、帳簿や書類を電子データで保存するルールを定めた法律です。2024年1月から電子取引データの保存が完全義務化され、すべてのフリーランスに影響があります。
フリーランスに最も影響があるルール
最も重要なのは「電子取引データの保存義務」です。メール、クラウドサービス、ウェブサイトなどで受け取った請求書・領収書・見積書などの電子データは、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存しなければなりません。
具体的には、Amazonや楽天などの通販の領収書、メールで受け取った請求書、PDFでダウンロードした領収書、クラウドサービスの利用明細などが対象です。
保存の要件
検索機能の確保（取引年月日・取引金額・取引先で検索できること）と改ざん防止措置（タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残るシステムの利用）が必要です。ただし、売上高5,000万円以下の事業者は検索要件が緩和されています。
具体的な対応方法
最もシンプルな方法は、受け取った電子データをフォルダに整理して保存する方法です。「2025年」→「01月」のようにフォルダを分け、ファイル名を「20250115_Amazon_3980円」のように日付・取引先・金額がわかる形式にします。
違反した場合のリスク
保存義務に違反した場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。また、税務調査で経費の証拠として認められず、経費が否認されるリスクもあります。
確定申告.taxにご依頼いただくお客様には、電子帳簿保存法への対応方法もアドバイスしています。